Skip to main content

Выписка электронной накладной

Создание электронной накладной​

Электронная накладная выписывается на основе накладной (продажа) на форме  Продажи - Накладные. 

Для корректного формирования электронной накладной в накладной продажи должны быть максимально заполнены все данные. 

Обратите внимание, что в электронной накладной должны быть заполнены все атрибуты, вплоть до трехбуквенных кодов валюты. Большая часть полей заполняется из накладной и справочников:

  • данные накладной - номер, дата, время будут заполнены автоматически, их надо проверить
  • данные поставщика, покупателя, пунктов  погрузки и разгрузки - заполняются в соответствии с  накладной из справочников,  для контрагентов должны быть указаны адреса и GLN 
  • данные по основанию отпуска - заполняется данными договора из накладной. Договор должен быть обязательно указан. Если вы работаете без договора, например, при внутреннем перемещении, то можно создать специальный договор в системе для указания в накладной
  • данные по товарам - заполняются из накладной и карточки товара: наименование, вес, GTIN (если в карточке не указан GTIN используется штрихкод) 
  • данные по ответственным лицам (по отпуску , передаче и принятию груза к перевозке) - заполняются по кнопке Заполнить атрибуты накладной пользователем 
  • данные транспортного средства и водителя - заполняются по кнопке Заполнить атрибуты накладной пользователем

 

Если отсутствует информация по каким-либо из перечисленных  пунктов, ее необходимо заполнить, либо обратится к ответственному сотруднику с соответствующими правами доступа.

Для накладных, у которых покупатель участвует в электронном обмене документами (в организации покупателя указан GLN и EDI-провайдер) в печатных формах будет отображаться вкладка  Электронная накладная. На ней надо кликнуть Создать ЭТТН или ЭТН. 

Для корректного создания электронный накладных должен быть настроен Нумератор DeliveryNoteNumber Накладные EDI.

Рис. 1 Создание электронной накладной​

Будет создана электронная накладная, ее номер будет отображен в поле Номер ЭТТН. Необходимо заполнить атрибуты электронной накладной (Заполнить атрибуты ЭТТН), также можно распечатать необходимый пакет документов для отправки товара грузополучателю. 

Для отправки электронной накладной нужно нажать Подписать и отправить (поставщик). Электронная накладная будет подписана вашей ЭЦП и направлена покупателю.  В поле Статус отправки EDI будут отображаться сообщения об ошибках при отправке, если такие были или  код /сообщения об успешном выполнении этапов работы с электронной накладной. 

Рис. 2 Отправка электронной накладной​

Этапы работы поставщика с электронной накладной ​

Статус отправки EDI изменяется после получения соответствующих сообщений о процессе обмена от провайдера. Сообщения загружаются в соответствии с настроенным заданием планировщика или по кнопке Получить сообщения по Электронным накладным на форме Администрирование - Интеграция - TopBy/EDN. 

1. Отправка электронной накладной (рис. 2). После отправки и получения сообщений по накладной  статус должен измениться на  2550 , что означает, что провайдер получил накладную и направил покупателю.

2. Далее, по мере загрузки новых сообщений и действий покупателя статус может изменяться:

  •  - покупатель получил накладную и направил извещение о прочтении
  •  - покупатель подтвердил накладную и отправил ее поставщику, вместе с сообщением вы получаете накладную от покупателя и переходите к пункту 3
  • 2750 - покупателю необходимы изменения в накладной. Необходимые действия описаны в статье  Отмена электронной накладной. 

2570 - такое сообщение означает, что произошла ошибка и провайдер не зарегистрировал у себя и не передал покупателю электронную накладную. В таком случае  электронную накладную нужно не отменить, а отвязать от накладной в системе, чтобы была возможность создать и отправить новую электронную накладную. Для этого:

  1. На форме Финансы - Электронная накладная  отметить свойство Включить корректировку на форме. 
  2. Выделить электронную накладную и отметить признак Отмена накладной, выключить свойство **Включить корректировку на форме **(1).
  3. Сохранить изменения. 

3. После получения подтвержденной накладной от покупателя, вы должны отправить извещение о получении накладной. На форме Финансы - EDI - Электронные накладные EDI нужно выделить накладную (1) и нажать Подписать и отправить извещение о прочтении(поставщик) (2). В строке накладной появится галочка Экспортировано извещение о прочтении (поставщик) (3). 

Рис. 3 Отправка извещения о прочтении​

4. После отправки извещения о прочтении провайдер направляет его покупателю, а для поставщика подтверждает получение его извещения. статус накладной изменяется на . На этом работа с накладной закончена.

Подписание и отправка электронных документов,  так же как и получение сообщений по ним может быть настроено  автоматически по заданному в планировщике графику.

Возврат поставщику​

Возврат поставщику также можно проводить электронной накладной. Алгоритм полностью совпадает с выпиской накладной покупателю, но накладная создается на форме Закупки - Возвраты - Накладные.