Транспортные средства
Раздел предназначен для ведения списка транспортных средств и просмотра всей связанной информации: назначений водителей, обслуживаний, договоров и приложенных файлов.
Карточка транспортного средства — «точка сборки» по конкретному автомобилю: в ней удобно контролировать, кто сейчас закреплён за ТС, какие были обслуживания, какие договоры действуют, а также хранить документы.
Где находится
Откройте «Автопарк» → «Операции» → «Транспортные средства».
Чтобы открыть карточку транспортного средства, выберите строку в списке и выполните Изменить (или откройте запись двойным щелчком, если это принято в вашей организации).
Список транспортных средств
В списке обычно доступны основные сведения о ТС (модель, регистрационный номер, организация, категория, тип топлива и т. п.).
Типовые действия в списке:
- Создать — добавить новое транспортное средство.
- Изменить — открыть карточку выбранного ТС.
- Удалить — удалить запись (если разрешено правами и нет ограничений по связанным данным).
Для быстрого поиска и контроля используйте фильтры и сортировку. На практике чаще всего фильтруют:
- по организации;
- по категории ТС;
- по ярлыкам;
- по текущему водителю (если отображается в списке).
Создание транспортного средства
- Нажмите Создать.
- Заполните обязательные и основные реквизиты (в зависимости от настроек):
- наименование/модель;
- регистрационный номер;
- организация;
- категория ТС, тип топлива, год выпуска и прочие характеристики.
- Сохраните запись.
Рекомендации по заполнению
- Модель. Если нужной модели нет, её обычно добавляют в разделе «Автопарк» → «Настройка» (при наличии прав).
- Регистрационный номер. Вводите в едином формате, принятом в организации, чтобы упрощать поиск.
- Идентификационный номер. Если используется, заполняйте по документам, без пробелов и лишних символов.
- Категория, тип топлива, год выпуска и прочие характеристики помогают формировать отчёты и планировать обслуживание.
Редактирование и удаление
Чтобы изменить данные:
- В списке выберите транспортное средство.
- Нажмите Изменить.
- Внесите изменения и сохраните карточку.
Удаление, как правило, ограничено правами и может быть недоступно, если по ТС уже есть история (назначения водителей, обслуживания, договоры, файлы). Если удаление запрещено, используйте организационные правила (например, пометка в примечании/ярлык «Не используется»), если это принято в вашей компании.
Ярлыки
Ярлыки используются как дополнительные метки для удобства фильтрации и контроля.
Чтобы назначить ярлыки транспортному средству:
- Откройте карточку транспортного средства.
- В поле ярлыков выберите нужные значения.
Примеры применения ярлыков:
- разделение ТС по назначению (служебные, резервные);
- контроль статуса (в ремонте, лизинг/аренда);
- быстрые выборки в списках.
Файлы
К транспортному средству можно прикреплять файлы (например, фотографии, сканы документов).
Типовой порядок работы:
- Откройте карточку транспортного средства.
- Перейдите к блоку Файлы.
- Добавьте файл и при необходимости заполните описание.
Доступность добавления/удаления файлов зависит от прав.
Рекомендации:
- прикладывайте документы, которые важно быстро найти (страховка, договор, доверенности, фотографии состояния);
- в описании файла указывайте, что это за документ и за какой период он действует.
Связанные данные в карточке транспортного средства
В карточке транспортного средства, как правило, доступны блоки:
- Водители — назначения водителей с датами.
- Обслуживания ТС — история обслуживаний и затрат.
- Договоры — привязанные договоры.
Для добавления записи в связанном блоке используйте Создать в соответствующей таблице.
Как понять, кто «текущий водитель»
Текущий водитель определяется по назначениям водителей на выбранную дату (обычно — на текущую). Если назначение закрыто датой окончания, то после этой даты водитель считается не назначенным.
Если текущий водитель отображается некорректно:
- Откройте блок Водители в карточке ТС.
- Проверьте даты начала/окончания назначений.
- Убедитесь, что периоды не пересекаются и что предыдущее назначение закрыто датой окончания.