Перейти к основному содержимому

Контрагенты

Справочник «Контрагенты» используется для ведения покупателей, поставщиков, прочих организаций и физических лиц (в зависимости от конфигурации). Контрагенты выбираются в документах продаж, закупок, расчётов, а также в договорах и подразделениях.

Где используется​

  • документы продаж и закупок;
  • реализации, поступления и платежи;
  • договоры;
  • подразделения (филиалы/точки) контрагентов.

Список контрагентов​

В списке обычно отображаются основные данные: наименование, код, тип, адрес, телефон, электронная почта.

Если используется архивирование, в списке доступен переключатель:

  • Активные — рабочие записи;
  • Архивные — скрытые из повседневного выбора записи.

Типы контрагентов: организация, компания, физическое лицо​

В системе один и тот же «контрагент» может быть разного типа. Это важно, потому что для разных типов хранится разный набор данных, а также они по‑разному используются в процессах.

Организация (юридическое лицо)​

Используйте тип «Организация» для внешних контрагентов‑юридических лиц:

  • покупатели и поставщики;
  • подрядчики;
  • перевозчики;
  • банки и прочие организации.

Типовые данные:

  • наименование и при необходимости полное наименование;
  • контактные данные и адрес;
  • при необходимости — веб‑сайт;
  • вкладка «Юридические данные» (если включена в вашей конфигурации).

Дополнительно для организаций может вестись список контактных лиц (см. «Физическое лицо» ниже).

Компания (наша компания)​

Тип «Компания» предназначен для ваших собственных юридических лиц, от имени которых оформляются документы.

Когда это нужно:

  • вы ведёте учёт по нескольким своим компаниям в одной базе;
  • в документах важно выбирать, какая компания продаёт/покупает, принимает оплату, является стороной договора.

Практическая особенность: если в системе заведена ровно одна компания, она часто подставляется по умолчанию в документы (это зависит от настроек и конкретного процесса).

Физическое лицо​

Тип «Физическое лицо» используйте, когда нужно хранить данные о конкретном человеке:

  • контактное лицо внешней организации (например, менеджер поставщика, бухгалтер покупателя);
  • сотрудник вашей компании (если включён кадровый/зарплатный контур или используются роли/исполнители).

Типовые данные:

  • фамилия, имя, отчество;
  • организация/компания, которую представляет человек;
  • должность (если используется);
  • телефон и электронная почта;
  • при необходимости — подразделение.

Карточка контрагента​

Типовые реквизиты:

  • Код — может заполняться автоматически;
  • Наименование;
  • Тип — помогает разделять роли контрагентов (покупатель/поставщик и т. п.), если это настроено;
  • Адрес (включая страну — если используется);
  • Телефон, электронная почта;
  • Архивирован — признак вывода из активного использования.

Как понять, какой тип выбрать​

Ориентируйтесь на простое правило:

  • если вы описываете сторону сделки как организацию (клиент/поставщик/подрядчик) — создавайте организацию;
  • если вы описываете свою организацию (от имени которой формируются документы) — создавайте компанию;
  • если вам нужен конкретный человек (контакт, сотрудник) — создавайте физическое лицо и указывайте организацию/компанию, к которой он относится.

Типовые ситуации и примеры​

  • Покупатель — юридическое лицо → заведите организацию.
  • Поставщик — юридическое лицо → заведите организацию.
  • Покупатель — физическое лицо (частный клиент) → заведите физическое лицо.
  • Контакт у поставщика (например, «Иванов И.И., менеджер») → заведите физическое лицо и привяжите его к организации поставщика.
  • Учет по двум юрлицам (например, «ООО Альфа» и «ООО Бета») → заведите две записи типа «Компания» и выбирайте нужную компанию в документах.

Рекомендации по заполнению​

  • Заполняйте контактные данные и адрес сразу — это снижает ошибки в документах.
  • Если контрагент больше не используется, переводите его в архив, а не удаляйте.

Типовые ошибки и как их избежать​

Дублирование контрагентов​

Частая ситуация — один и тот же контрагент заведён несколько раз (например, с разным написанием названия).

Рекомендации:

  • договоритесь о едином стандарте именования;
  • «лишние» записи переводите в архив, чтобы их не выбирали в новых документах;
  • перед созданием нового контрагента используйте поиск в списке.

Перепутали «организацию» и «компанию»​

Если внешнего контрагента завели как «компанию» (или наоборот), это приводит к ошибкам выбора стороны договора и компании в документах.

Рекомендации:

  • заведите корректную запись нужного типа;
  • постепенно переведите процессы на правильную запись;
  • ошибочную запись переведите в архив (удаление часто невозможно из‑за связей с документами).