Зарплатная ведомость
Зарплатная ведомость используется, когда нужно сформировать расчётные листы сразу по нескольким сотрудникам за один и тот же период.
Обычно работа строится так:
- создаётся зарплатная ведомость (организация + период);
- выполняется действие «Сформировать»;
- открываются расчётные листы сотрудников и проверяются строки расчёта и итог «К выдаче»;
- при необходимости регистрируются выплаты.
Где находится
Откройте «Кадры» → «Операции» → «Зарплатные ведомости».
Реквизиты ведомости
В ведомости обычно заполняют:
- Организация — по какой организации формируется зарплата;
- Период — даты, за которые считаются начисления/удержания;
- Наименование (если используется) — произвольное пояснение, например «Зарплата за декабрь».
Что внутри ведомости
В ведомости отображается список расчётных листов, связанных с ведомостью. По каждому сотруднику обычно видно:
- номер расчётного листа;
- фамилию/имя;
- должность;
- итог «К выдаче».
Из ведомости можно открыть расчётный лист и перейти к деталям расчёта.
Что делает действие «Сформировать»
Действие «Сформировать» выполняет два ключевых шага:
- Создаёт расчётные листы по сотрудникам организации на выбранный период.
- Как правило, расчётные листы создаются по активным сотрудникам организации.
- Если за этот период расчётный лист по сотруднику уже существует, система не создаёт дубликат.
- Заполняет (или обновляет) строки расчёта в расчётных листах ведомости.
- Часть строк может рассчитываться автоматически (например, на основании отмеченного времени).
- После формирования рекомендуется открыть несколько расчётных листов и проверить результат.
Как формируется список сотрудников
Состав сотрудников зависит от выбранной организации и от признака активности сотрудника.
Если сотрудник не относится к выбранной организации или не является активным, расчётный лист по нему обычно не будет создан при формировании.
Если расчётный лист уже был создан отдельно
Если расчётный лист за период уже существует, ведомость не создаёт его повторно.
При этом в самой ведомости вы обычно видите только те расчётные листы, которые связаны с этой ведомостью. Поэтому, если расчётный лист был создан отдельно (не из ведомости), он может не появиться в списке текущей ведомости.
В таком случае рекомендуется выбрать единый рабочий сценарий (формировать расчёт через ведомость) и избегать параллельного создания документов за один и тот же период.
Повторный запуск
Формирование можно выполнять повторно, если менялись исходные данные (например, отметки времени, ставка, настройки видов расчёта). Повторный запуск обычно используется для актуализации расчёта.
Если расчётный лист не появился в ведомости
Проверьте типовые причины:
- Сотрудник не активен или не относится к выбранной организации.
- За этот период расчётный лист уже был создан ранее.
- Исходные данные для автоматических начислений отсутствуют (например, нет отметок времени с выбранным проектом — см. Выплата по отмеченному времени).
Копирование ведомости
Если доступно действие «Копировать», оно помогает создать новую ведомость на основе существующей:
- переносит основные реквизиты (обычно организацию и наименование);
- копирует связанные расчётные листы ведомости.
После копирования проверьте период и расчётные листы в новой ведомости и при необходимости выполните «Сформировать».